A liderança da organização tem um papel determinante na criação de um ambiente no qual os colaboradores se sentem confortáveis e podem prosperar. Pode-se mesmo dizer que o estado de espírito dos líderes é “contagiante” a todos os colaboradores, uma vez que depende dos líderes o tipo de clima que criam na organização. De facto, a gestão guia e motiva os colaboradores. Por conseguinte, é importante que a gestão possa reconhecer os problemas e as necessidades dos colaboradores, e saiba lidar com esses problemas e necessidades adequadamente. Os colaboradores sentir-se-ão mais confortáveis se lhes for oferecida ou dada a oportunidade de continuar a sua educação, formação, ou alguma outra forma de desenvolvimento pessoal. A confiança nos colaboradores, e a permissão para a sua autonomia e independência, bem como a comunicação bilateral, quer entre colaboradores, quer de acordo com o nível hierárquico da organização, têm um papel importante (Kozole & Gračner, 2020, p. 38). Os colaboradores também estão interessados nos elementos que ligam a satisfação do colaborador à sua carreira, nomeadamente: o sentimento de sucesso e eficiência, a motivação para o trabalho, o equilíbrio trabalho-família, boas relações, aprendizagem e desenvolvimento de competências (WELLY, 2020).
Isto acontece porque o que todos os trabalhadores têm em comum é o facto de o seu bem-estar se encontrar altamente dependente da motivação que alcançam no trabalho. A motivação é como “combustível” para os colaboradores realizarem as suas tarefas com qualidade e sucesso. É mais eficaz quando provém da gestão, mas é certamente bem-vinda quando também está presente em colaboradores que têm uma boa relação uns com os outros e se apoiam uns aos outros. Boas relações e as competências e qualidades de gestão, das quais a atmosfera do local de trabalho frequentemente depende, são também importantes para o bem-estar (WELLy, 2020).
O papel do colaborador no ambiente de trabalho é considerável: um colaborador satisfeito é mais produtivo, está mais disponível para ajudar outros no trabalho e para desempenhar tarefas que não são formalmente esperadas da sua parte, e a satisfação dos colaboradores também está relacionada com a saúde física e satisfação com a vida. O trabalho deverá ser interessante e fornecer oportunidades de formação e progresso. Ao mesmo tempo, não deve ser monótono, mas antes variado e independente tanto quanto possível. A equipa e os colegas também têm um papel importante e, por último mas não menos importante, a compensação monetária.
De modo a criar este clima positivo de trabalho nas organizações, estabeleceu-se a posição de gestor de recursos humanos (GRH) para proporcionar uma atmosfera e clima positivos desde o primeiro contacto com o colaborador. Este tipo de trabalho também é realizado pelo staff do GRH, o qual desempenha um papel especial no recrutamento. O processo de recrutamento começa com o planeamento da capacidade do pessoal. Baseado nas necessidades da empresa, o departamento de RH determina que tipo de colaboradores precisa, de quantos precisa, e quando precisa de encontrar estes colaboradores. A próxima fase, depois da função ter sido analisada e publicada, é a fase em que os candidatos são convidados a candidatar-se à vaga. Aqui, cada organização pode decidir por si própria que processo de candidatura realizar. Algumas requerem apenas um CV, outras uma carta de apresentação ou motivação, outras até publicam questionários que os candidatos podem automaticamente preencher e enviar juntamente com a sua candidatura, enquanto que outros publicam desafios ou tarefas específicas. A fase de convite é seguida por uma fase de seleção, na qual a empresa escolhe de entre todos os candidatos registados aqueles que preenchem os requisitos da empresa. Habitualmente, há uma ou duas rondas de seleção nesta fase. Após seleção dos trabalhadores, segue-se o processo de acolhimento. Muitas empresas não colocam muita ênfase neste processo, pelo que rapidamente acontece os trabalhadores não estarem adequadamente preparados para a função e precisarem de apoio constante. Consequentemente, precisam de um mentor na maior parte do tempo e não conseguem realizar o seu trabalho facilmente. Assim, é muito importante que dediquemos mais tempo ao processo de acolhimento e que seja levado a cabo efetivamente.
Na primeira fase (orientação profissional), é importante entrevistar o novo colaborador. Apresentamos ao colaborador informação básica da empresa, as suas atividades, produtos e serviços principais. Apresentamos a estrutura organizacional e familiarizamo-lo com os deveres e direitos que se aplicam a todos os colaboradores da empresa. Também fornecemos informação sobre o seu contrato e respondemos a questões sobre a segurança social.
Na segunda fase (entrevista introdutória), conduzimos uma entrevista introdutória, durante a qual um insight mais detalhado da organização, da empresa, e da estrutura da unidade organizacional à qual o colaborador pertence.
Segue-se a terceira fase (fase de mentoring), na qual é muito importante apresentar ao colaborador um plano de acolhimento claro no início. Definimos claramente a janela temporal e o processo de introdução do colaborador de modo a que ele ou ela se familiarize com o mesmo. Caso contrário, pode rapidamente acontecer que o colaborador ainda não seja autossuficiente passado um ano. Também é importante familiarizar o colaborador com a função que desempenhará e com todas as responsabilidades e direitos que tem.
Na fase de acolhimento, é muito importante apresentar uma visão e uma estratégia claras da empresa.