COMUNICAZIONE EFFICACE

Imparare a comunicare per migliorare la produttività e il benessere del team di lavoro

Comunicare in modo efficace al lavoro è importante perché favorisce il miglioramento del clima lavorativo e del lavoro di gruppo, l’incremento di efficienza lavorativa, soddisfazione e realizzazione personale, la diminuzione del rischio di stress lavoro correlato.

Per essere efficace la comunicazione nei gruppi di lavoro dev’essere:

  • Finalizzata;
  • pragmatica;
  • trasparente;
  • situazionale.

Gli aspetti essenziali di una comunicazione efficace sono:

Interesse: per rendere attraente una comunicazione è bene che l’argomento sia pertinente e interessante;

Essenzialità: la massima comprensione si ha quando chi comunica ha operato preventivamente una chiara selezione per separare l’essenziale dal secondario;

Brevità: il tempo ottimale per mantenere l’attenzione degli ascoltatori è di 15 minuti. Quindi sarebbe bene concentrare in pochi minuti le cose essenziali da comunicare;

Linguaggio appropriato: l’abilità consiste nel dare di ogni termine tecnico una breve definizione che usi parole già note a chi ascolta;

Parlata fluente: la fluenza verbale è inversamente proporzionale al numero delle espressioni di esitazione (ehm…, cioè…) e alla lunghezza delle frasi. L’abilità consiste nel costruire periodi ragionevolmente brevi ed evidenti, non frasi troppo complesse;

Fare pause: spaziare i periodi con adeguate pause permette di organizzare consapevolmente ogni fase del discorso; è l’occasione per chi ascolta di riflettere e apprendere meglio;

Ridurre la genericità delle espressioni: espressioni generiche annoiano l’ascoltatore e rendono meno evidenti le affermazioni più essenziali (ad es.: “niente”, “praticamente”, “più o meno”, “non necessariamente”, “probabilmente”);

Enfasi: ha lo scopo di separare l’essenziale dall’inessenziale. Si ottiene con mezzi non verbali (tono della voce, mimica) e verbali. L’enfasi verbale comprende:

  • la tecnica dello spunto verbale attraverso marcatori verbali, come “primo”, “secondo”, “primariamente”, “finalmente”, “attenzione”;
  • la tecnica della ripetizione pianificata: ripetizione di quanto detto in precedenza.

Ripasso: periodiche revisioni del materiale proposto sono positivamente correlate con l’apprendimento duraturo.

Per favorire un buon livello comunicativo nei gruppi di lavoro, il senso di appartenenza e limitare i conflitti, vi sono altri tre elementi molto importanti: le critiche,il feedback e la parola “grazie”.

Fare e ricevere critiche

Esistono due tipologie di critiche:

  • le critiche costruttive: sono dirette a modificare non aspetti personali dell’ individuo, ma il suo comportamento in una specifica situazione e con precisi riferimenti;
  • le critiche manipolative: colpiscono l’individuo nella sua personalità. Sono generiche e totalizzanti, usano termini come “mai”, “sempre”, “tutto”, “ogni volta”, “niente”.

Come si possono fare critiche costruttive?

E’ importante iniziare con un atteggiamento positivo (non solo verbalmente, anche nella postura e nella mimica). Inoltre la parte centrale della critica deve essere:

  • specifica
  • oggettiva
  • mirata
  • correttiva
  • collaborativa

Infine, è bene concludere con una lode o un atteggiamento positivo: è importante che la persona se ne vada pensando al suo sbaglio, e non al modo in cui è stato trattato. Ad esempio:

Ciao, mi fa piacere parlarti e grazie per essere qui. Sei un bravo collaboratore, sai organizzare e portare a termine con efficienza il tuo lavoro. Questa volte però hai sbagliato nel fare questa cosa; e questo ha compromesso anche il mio lavoro. Se vuoi vediamo insieme come andava affrontato. Sono certo che in futuro dimostrerai la tua competenza come hai già fatto”.

Come accettare una critica?

Non è semplice accettare una critica, soprattutto se la riteniamo fuori luogo, non pertinente o detta in modo sbagliato. E’ bene però considerare la critica nella sua effettiva dimensione e non sentirsi messi in causa globalmente. Inoltre è bene non lasciarsi “etichettare” ma precisare e richiedere se necessario la specificità del proprio sbaglio. Ed ancora:

  • chiedere spiegazioni concrete e dettagliate per capire (e far capire) quali aspetti della critica sono infondati e quali fondati;
  • richiedere  indicazioni per un esito positivo della critica ed un suggerimento o un aiuto per correggere eventualmente il proprio errore;
  • esprimere comunque interesse per la critica ricevuta (se costruttiva).

Il feedback

ll feedback è un processo comunicativo teso a cambiare o rinforzare un comportamento. In inglese to feed significa nutrire, pertanto un feedback si rivela efficace quando è focalizzato sui miglioramenti possibili, contenendo indicazioni utili per lo sviluppo di una capacità e chiarendo a cosa si riferisce.

Ricordiamoci che la comunicazione è un processo circolare: la mancanza di feedback rende più difficile la comunicazione. Pertanto soprattutto nei contesti lavorativi bisogna:

  •  Saper stimolare il feedback;
  •  Saper ascoltare il feedback;
  •  Saper dare il feedback.

Il feedback è efficace se è spontaneo, tempestivo, pertinente, chiarificante, preciso e concreto.

Per un leader dare feedback in modo appropriato è uno dei compiti più difficili. Ma non è solo compito del leader; ciascun membro del gruppo di lavoro deve essere responsabile di un pezzetto del progetto e deve essere pronto a ricevere e dare feedback.

Ringraziare

Manifestare agli altri un senso di gratitudine conferisce il potere di riuscire a rafforzare i legami organizzativi, il senso di appartenenza e lo spirito di collaborazione.

La parola “grazie” può dare a ognuno il potere di condizionare positivamente il clima di lavoro.

Ringraziare ed essere ringraziati fa provare emozioni positive ed aiuta le persone a rafforzare le relazioni e ad affrontare meglio le difficoltà limitando i conflitti con gli altri. Perché la parola “grazie” assuma un potere positivo è necessario che sia un grazie sincero ed argomentato (un grazie perché…) e non un grazie formale e generico.

Di
Silvia Zoni, PhD in Medicina del Lavoro, Psicologa, Psicoterapeuta, Consulente
Linkedin: www.linkedin.com/in/silvia-zoni-41a2b51a9